Das digitale Gebäudebuch – der Weg aus der Krise?

Krise weil Stress: die Mitarbeiter bestimmen, ob die Einführung des digitalen Gebäudebuches ein Erfolg wird oder nicht. Reduziert die neue IT-Lösung Stress? Macht sie das Verwalterleben leichter?

Im abrechnungstechnischen und steuerlichen Bereich sind die Verwalter mit Software bestens ausgerüstet. Der technische Bereich aber wird oft von händischen und vielfach unvollständigen und fehleranfälligen Listen beherrscht. Wer kennt sie nicht, die schweren Hausordner, kreuzbrechend beim Herunterheben aus dem Regal, uralte staubige Pläne, mit dem nicht immer angenehmen Geruch von sehr viel Geschichte daran. Für Archivare und Geschichtsforscher sind sie sehr wertvoll, für den täglichen Gebrauch eher zeitraubend.

Ganz wichtig: Mitarbeiter schätzen eine intuitive Bedienbarkeit ohne langwierige Einschulungen. Das digitale Gebäudebuch muss außerdem eine Schnittstelle zur kaufmännischen Verwaltung enthalten und eine relationale Datenbank muss die Grundlage bilden.

Idealerweise werden auch unternehmenseigene Prozesse unterstützt, wie z.B. Begehungen und Schadensaufnahmen, Wartungsmanagement, Versicherungsabwicklung und Schadensbehebungen. Alle Liegenschaften sollten auf einer Karte verortet, skalierte Pläne auf Bildschirm und Drucker abrufbar sein. Die Einbindung von Smartphones und Tablets zur Fotodokumentation ist heute bereits Standard und sollte bei der Auswahl des Systems mitentscheidend sein. Manche Anbieter liefern Tablets gleich voreingestellt mit, damit man sofort loslegen kann (z.B. das BLUEBOOK®).

Portallösungen ist heute der Vorzug zu geben, sie ermöglichen kollaboratives Arbeiten mit Eigentümern, Bestandnehmern und Professionisten. Die Verrechnung erfolgt bei den meisten Anbietern nicht mehr pro Arbeitsplatz sondern pro Objekt, es wird also für jede Liegenschaft ein kleines Fixum pro Jahr verrechnet.

Richtig eingesetzt wird das digitale Gebäudebuch zur kreativen Spielwiese im Sinne eines erweiterten Dienstleistungsspektrums und einer neuen Kommunikationsstrategie des Hausverwalters.

Mag. Doris Wirth BLUESAVE Consulting GmbH [clearfix]

Zeitgemäße Datenhaltung in Form eines digitalen Gebäudebuches schafft nicht nur mehr Lebensqualität im Büro. Sie bietet auch die Möglichkeit, neue Dienstleistungen anzubieten, gleichzeitig aber auch die Qualität zu liefern, die heute von einem Verwalter erwartet wird:

Übersicht über die gesetzlichen Prüffristen (z.B. Aufzug, Brandmeldeanlage, Kinderspielplatz, Garagentore, CO-Warnanlage, Feuerlöscher, Elektrotechnik, Blitzschutz, G10-Überprüfung…)
die periodenübergreifende Investitionsvorausschau auf Basis fundierter Daten und Prüfberichte
die aktuellen Pläne samt Bewilligungen und Bescheiden
das Beschlussbuch im Wohnungseigentum
die lebenslang dokumentierte Investitionstätigkeit
die Nachweise über die Begehungen des Verwalters oder von Sonderfachleuten (u.a. nach ON B1300)
Fotodokumentation von Schäden und deren Sanierung

Amalienstraße 3, 1130 Wien, Österreich Tel: +43 1 876 31 90 - 10 www.bluesave.at