Auch mehr als zwei Jahre nach dem fulminanten Start von ChatGPT haben viele Immobilienunternehmen ihre Dokumente noch immer nicht vollständig digitalisiert und strukturiert. „Die Langsamkeit der Digitalisierung bei einigen Firmen ist fahrlässig. Wettbewerbsfähigkeit wird zunehmend durch digitale Prozesse bestimmt – wer schneller informiert und komplexe Fragestellungen anhand aller verfügbaren Daten löst, trifft bessere Entscheidungen“, sagt Patrick Penn, CEO von docunite (www.docunite.com).
„Die vergangenen Jahre haben einerseits eine Revolution im Dokumentenmanagement eingeläutet. Andererseits befindet sich die Immobilienbranche in den letzten zwei Jahren im Würgegriff. Viele Unternehmen sind mit steigenden Zinsen, Insolvenzen und der Marktzurückhaltung konfrontiert. Leider haben nicht alle die externen Probleme als Auslöser genutzt oder nutzen können, ihre Hausaufgaben beim Dokumentenmanagement zu machen. Sie müssen die Basis schaffen, wenn sie beim nächsten Digitalisierungsschritt noch eine Chance haben wollen.“—Patrick Penn, CEO von docunite
Pro Objekt mehr als 7.000 relevante Dokumente
Eine docunite-Untersuchung hat gezeigt: Ein Unternehmen mit den Bereichen Asset-, Fonds- und Property-Management häuft im Schnitt pro Immobilienobjekt rund 7.200 relevante Dokumente an. Bei dem untersuchten Unternehmen mit 100 Objekten summiert sich das laut Stichproben allein in den Bereichen Asset- und Fonds Management auf rund 126.000 Ordner mit einer halben Million Dateien. Davon ist laut docunite allerdings mehr als jede zweite Datei ein Duplikat (58 Prozent).
Geschwindigkeit hat sich vervielfacht
KI ist laut docunite von einem Experiment zu einem produktiven Tool geworden – Unternehmen setzen sie jetzt flächendeckend zur Automatisierung von Dokumentenprozessen ein. „Nutzer erwarten, dass Dokumentenmanagement intuitiv und automatisiert funktioniert. Die Geschwindigkeit der Datenverarbeitung hat sich vervielfacht: Was früher Wochen dauerte, erledigt die KI jetzt in Minuten oder sogar Sekunden“, erklärt Penn.
Trotz großer Fortschritte gibt es noch zahlreiche Herausforderungen. Die Komplexität von Immobilienverträgen wächst weiter. Gleichzeitig müssen sich KI-Systeme stetig weiterentwickeln, um immer detailliertere Analysen zu ermöglichen. „Wir stehen erst am Anfang der Transformation, und mit jedem Entwicklungsschritt entstehen neue Potenziale und Anwendungsmöglichkeiten“, sagt Penn.
Wissensplattform NEO erreicht neue Entwicklungsstufe
Das Proptech docunite hat mit seiner KI-gesteuerten Wissensplattform NEO kürzlich eine neue Entwicklungsstufe erreicht. Algorithmen analysieren und strukturieren Mietverträge, Gutachten oder Betriebskostenabrechnungen sofort – anstatt sie lediglich zu durchsuchen. Dabei gibt es keinerlei Einschränkung auf eine bestimmte Anzahl an Dokumentklassen. Jedes Dokument, sogar Grafiken, Zeichnungen und Fotos werden klassifiziert und mit wertvollen Informationen angereichert. Das Tool erlaubt es Projektentwicklern, Fonds und Bestandshaltern, Dokumente und Fotos nicht nur zu verwalten, sondern direkt mit ihnen zu interagieren. Die generative Anwendung versteht branchenspezifische Dokumente und kann Fristen, Risiken oder fehlende Unterlagen schnell identifizieren. Die KI wird unmittelbar in Transaktionssysteme eingebunden, sodass etwa Mietvertragskonditionen direkt ins ERP übernommen werden.
