„Die Rolle des Computers hat sich geändert“, sagt Andreas Gugler von der Bundesmobilienverwaltung. Zuerst sei er eine klügere Schreibmaschine gewesen, dann konnten Fotos digitalisiert werden und heute seien ganze Systeme vernetzt. „Es gibt verschiedene Levels der Digitalisierung“, so Gugler. Die Entwicklung zeige sich beispielsweise am hauseigenen Fotoarchiv: Wurden früher, um etwa eine Publikation zu illustrieren, Originalfotos verschickt, so sind es heute Scans. Bereits seit 1998 werden die rund 18.000 Fotos digitalisiert. „Zuerst gab es eine EDV-gestützte Datenbank, seit 2006 arbeiten wir mit Direktscans“, erzählt Gugler. Seit fünf Jahren gebe es kein analoges Foto mehr, „wir sind dadurch näher zum Objekt gerückt“.
Generell würden die vorhandenen Objekte, die unter anderem zur Ausstattung von Schlössern und von Repräsentationsräumen der Republik dienen, seit den 1990ern in einer Datenbank erfasst. „Bis dahin haben wir mit Inventarlisten, die es seit dem 18. Jahrhundert gibt, gearbeitet“, sagt Gugler. Die digitale Erfassung würde die Arbeit enorm erleichtern, unter anderem auch, wenn es darum geht, Ausstellungen zu beliefern. „Da reden wir auch einmal von 300 Stücken“, berichtet Gugler. Statt bis wie vor kurzem mit Karteikarten zu hantieren, würden nun sämtliche Schritte, von der Vorschlagsliste mit sämtlichen Daten und Maßen der Objekte über Verträge, Zustandsprotokolle bis zur Logistik digital abgebildet. Das würde nicht nur Zeit, sondern auch Papier sparen.
Sogar bei der Restaurierung kommen im Rahmen eines zur Zeit laufenden Projektes Computer zum Einsatz: Mittels iPad wird nicht nur die „Krankengeschichte“ des Objektes, sondern jeder einzelne Arbeitsschritt dokumentiert. Gleiches gilt für die regelmäßige Zustandskontrolle der an immerhin 120 verschiedene Leihnehmer verliehenen Objekte: Waren dafür früher Aktenordner und Kamera dabei, ist es heute ein Tablet. „Die entsprechenden Aufnahmen, Zustandsbeschreibungen und anderes kann man dann gleich auf den Server hochladen“, ist Gugler zufrieden. Abgeschlossen sei die Digitalisierung des Hauses noch lange nicht: „Wir sind nach wie vor dabei, alte Verfahren durch neue zu ersetzen. Die Digitalisierung ist das Schlüsselwerkzeug.“
