Der vorliegende Office Report 2023 von teamgnesda stellt mit einer Datenbasis von 97.500 MitarbeiterInnen an 75.900 Arbeitsplätzen auf einer Bürofläche von 2.230.000 m2 eine der wohl größten Umfragen im deutschsprachigen Raum dar. Damit liegen für die aktuelle Entwicklung am Arbeits- und Büromarkt sehr aussagekräftige Ergebnisse vor, aus denen sich Analysen und Trends für die Zukunft ableiten lassen. Die Befragung fand im Zeitraum April - Mai 2023 statt. Die von der Umfrage betroffene Fläche entspricht einem Äquivalent von 38 % des professionellen Wiener Büroflächenangebotes, 6 % des österreichischen Büromarktes und einem Mitarbeiter-Äquivalent von 5,2 % der in Österreichs Büros arbeitenden Menschen.
Das Miteinander im Setting „Büro“: Bedarf an Interaktionsflächen ist um 81 % gestiegen
Die Ergebnisse der Studie verdeutlichen, dass die stattfindende Transformation in der Arbeitswelt eine Umgestaltung der Büros notwendig macht. „Die Digitalisierung hat Formen der Zusammenarbeit möglich gemacht, die vor wenigen Jahren nicht realisierbar gewesen wären. Dennoch bedeutet sie nicht das Ende des Büroarbeitsplatzes. Der simple Grund dafür ist, dass Menschen das Miteinander suchen – und zwar im Setting „Büro“. Entsprechend brauchen wir viel mehr interaktionsorientierte und hochwertige Büroflächen. Denn eine integrierende Office-Gestaltung wirkt sich positiv auf die Arbeitgeberattraktivität und das Zugehörigkeitsgefühl aus“, ist Oliver Bertram, CEO von teamgnesda überzeugt. So sind in den vergangen zwei Jahren bei 81 % der Teilnehmer der Bedarf an Interaktionsflächen gestiegen. 75 % sagen, es braucht mehr Maßnahmen zur Förderung der Zugehörigkeit und das Office muss mehr Anziehungskraft haben. Auch hinsichtlich der anstehenden Transformation besteht große Einigkeit: Das Büro muss ein Ort der Begegnung sein!
Sharing-Modelle als willkommene Challenge und neue Normalität
„90 % der von der Umfrage betroffenen Mitarbeiter:innen arbeiten bereits in einem Sharing-Modell. Festzustellen ist: Es sharen immer mehr Menschen ihre Ressourcen und gleichzeitig ist die Akzeptanz von Sharing-Modellen bei den Mitarbeiter um 64 % gestiegen. Dies ist ein klares Zeichen, dass sich Konzepte des tätigkeitsbasierten Arbeitens mit Sharing etabliert haben. Die durchschnittliche Sharing-Ratio der befragten Mitarbeiter liegt bei 0,78. Das heißt auf 10 Mitarbeiter entfallen rechnerisch 7,8 Schreibtische. Bereits 74 % der sharenden Mitarbeiter teilen sich ihre Arbeitsplätze mit einer Ratio von 0,7 oder weniger. Die maximal mögliche Sharing-Ratio wird von der Hälfte der Teilnehmer auf 0,6 oder weniger eingeschätzt. Das erscheint sehr realistisch, da an einem durchschnittlichen Arbeitstag nur 61 % der Schreibtische belegt sind, an Spitzentagen sind es maximal 82 %“ , erläutert Andreas Gnesda, CEO von teamgnesda. Die Wirkung auf Flächeneffizienz ist nicht von der Hand zu weisen. Unternehmen mit einem Sharing-Modell für die Mehrheit der Mitarbeiter benötigen bis zu 30 % weniger Fläche pro Mitarbeiter.
Nachhaltigkeit und Barrierefreiheit auf dem Vormarsch
Die Verfolgung von Nachhaltigkeitszielen haben bei Österreichs Unternehmen offensichtlich einen hohen Stellenwert erreicht. 90 % der Befragten erklären, ihre Mitarbeiter zu mehr Nachhaltigkeit zu motivieren. Das reicht vom konkreten Verhalten im täglichen Büroleben bis hin zum Entwickeln neuer Ideen für noch mehr Effizienz. Als konkrete Maßnahmen zu mehr Nachhaltigkeit in den Büros werden unter anderem genannt: 92 % motivieren Mitarbeiter zum nachhaltigen Handeln, für 88 % ist die Senkung des CO2-Footprints wichtig, bei 87 % gibt es ein Konzept zur Vermeidung von Abfall und für 84 % sind Recycling und nachhaltige Anschaffungen essentiell. Was die An- und Rückreise zum Büro betrifft, kommen 43 % öffentlich, 32 % fahren mit dem PKW oder Motorrad, 15 % nehmen das Fahrrad und 10 % gehen zu Fuß. Übrigens: 2 Tage Home-Office in Österreich bringen eine Einsparung von 754.000 Tonnen CO2 pro Jahr. Das entspricht knapp 1 % der gesamten CO2 Emissionen Österreichs.
Auch die Notwendigkeit eines barrierefreien Büros ist in Österreichs Unternehmen angekommen. Knapp 85 % geben an, über den eigenen Status in Sachen Barrierefreiheit ein vollständiges oder sehr gutes Bild zu haben. „Die durchschnittliche Bewertung der eigenen Büros im Hinblick auf die bauliche Barrierefreiheit liegt bei 7,12 auf einer Skala von 1 bis 10. 65 % geben an, verschiedene, inklusive Büroraum-Optionen zu haben“, so Bertram. Relativierend muss man dazu erwähnen, dass unter Barrierefreiheit laut Erfahrung des Beratungsunternehmens myability anfangs nur Rampen und barrierefreie WCs verstanden wurden. Ein umfassendes Konzept wäre jedoch, den Erfordernissen aller Menschen mit Behinderungen und chronischen Erkrankungen zu entsprechen.
Arbeiten von wo auch immer: im Office, daheim oder im Urlaub
Home-Office bedeutet hinlänglich, dass man von zuhause aus arbeitet. Stimmt so nicht ganz: denn zwischen Büro und zuhause gibt es noch eine ganze Welt voller potenzieller Arbeitsplätze, sogenannter dritter Orte: Das Kaffeehaus, die Parkbank, der Zug, oder gar der Strand (Stichwort: Workation), um nur einige zu nennen. Diese neue Flexibilität birgt viel Potenzial für Arbeitszufriedenheit und Produktivität. Der Report zeigt auf, dass immerhin 25 % der Mitarbeiter mehr als ein Viertel der Remote-Zeit nicht im Home-Office verbringen, sondern dritte Orte als Working Space nutzen. „Das bedeutet aber auch, dass umso mehr Mitarbeiter diese Vorteile genießen, desto mehr steigen die Anforderungen an die Arbeitsumgebung, wenn sie dann eben doch ins Büro kommen. Diese Trends sind nicht das Ende, sondern eher der Ursprung für ein neues Miteinander“, resümiert Gnesda.
Dass Home-Office gekommen ist, um zu bleiben, dem stimmen 93 % der Befragten zu. 77 % sind überzeugt, dass die Produktivität durch Home-Office bzw. Remote Work gefördert wird und 87 % geben an, dass Home-Office nicht missbräuchlich genutzt wird. Das Vertrauen in das neue „büro-unabhängige“ Arbeiten seitens der Arbeitgeber ist daher sehr hoch. Laut Office-Report arbeiten derzeit 81 % mehr als einen Tag nicht im Büro, 36 % mehr als zwei Tage. Die Idealvorstellung ist für 89 % mehr als einen Tag nicht vom Büro aus zu arbeiten und für 40 % sogar mehr als zwei Tage.
Home-Office und volatiler Flächenbedarf sorgen für spannende Situation am Büroimmobilienmarkt
Auch wenn der gesamte Flächenbedarf bei vielen Unternehmen zurückgeht, zeigt die Verteilung innerhalb der benötigten Flächen starke Veränderung und hohe Inhomogenität. Während in den vergangenen zwei Jahren der Flächenbedarf für 42 % bereits gesunken ist, ist er für 35 % hingegen gestiegen, bei den restlichen 23 % ist er unverändert. Das ist wohl auf den hohen New-Work-Grad der Teilnehmer zurückzuführen.
„83 % der Organisationen sehen Potential bei der Flächenoptimierung. Die Auswirkung auf den Büroimmobilienmarkt ist evident. Laut einer CBRE-Studie werden in Paris dauerhaft 15 – 20 % weniger Bürofläche gebraucht (bei einem Bestand von 55 Mio. m² entspricht das ca. 10 Mio. m²). Im Vorjahr haben wir eine Flächenreduktion auf den Standort Wien von bis zu 500.000 m² prognostiziert. Analog zur Studie über den Markt Paris könnte das in Wien bis zu 2,2 Mio. m² bedeuten. Der Kostendruck ist in Wien jedenfalls weitaus geringer infolge niedriger Netto-Mieten. Qualitativ mittelmäßige bis mindere Flächen in B- und C-Lagen sind davon betroffen. Gleichzeitig ist die Nachfrage nach hochwertigen Neuflächen groß, weil hoher Veränderungsbedarf besteht. Die Nachfrage nach 1A-Flächen kann derzeit vom Markt nicht erfüllt werden“, so Gnesda abschließend.
